Zorganizowanie konferencji wymaga od nas pełnego zaangażowania w wydarzenie, ale także doboru odpowiednich współpracowników, ponieważ jako zespół musimy działać lepiej niż „szwajcarski zegarek”. W zależności od skali wydarzenia na jego organizację musimy poświęcić od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. Zespół, który będzie czuwał nad planowanie, zgrywaniem poszczególnych elementów w całość musi być dobrze zarządzany, a jego koordynacją powinna zajmować się osoba, która potrafi sobie radzić z pracą pod presją czasu oraz zarządzaniem zasobami ludzkimi.

Pierwszym krokiem do zorganizowania konferencji jest etap planowania, w którym należy odpowiedzieć sobie na bardzo ważne pytania dotyczące spotkania: Co? W jakim celu? Dla kogo? Gdzie? Kiedy? Za ile? Bardzo często w odpowiedzi na te pytania mogą pomóc specjalistyczne agencje zajmujące się organizacją konferencji, jednak kiedy zdecydujecie się na samodzielne zorganizowanie przedsięwzięcia pamiętajcie przede wszystkim o kwestii budżetu.

1. Planowanie budżetu

Budżet to niemalże najważniejsza część planowania konferencji, bowiem od niego będzie zależała cała reszta. Spotkanie można zorganizować za każde pieniądze, jednak od ich ilości będzie zależało wiele czynników, np.: miejsce, w którym odbędzie się wydarzenie, ilość osób, które będzie w stanie pomieścić wynajęta sala, a także promocja wydarzenia, catering itp. Mając większe fundusze możemy urozmaicać naszą konferencję i zorganizować wystawne przedsięwzięcie, jednak w przypadku małego budżetu dobrze jest ograniczyć nasze wydatki do niezbędnego minimum. Możemy także wprowadzić element negocjacji, np.: za większą ilość zamówionych rzeczy negocjować rabat. Bardzo często praktykuje się umieszczanie loga partnera na plakacie lub stronie wydarzenia, jeśli umieszczamy je na portalach społecznościowych. Taki zabieg pozwala nam na uzyskanie długofalowej współpracy lub chociażby jednorazowego rabatu na wykonywaną usługę. Dobrym pomysłem jest zaangażowanie wolontariuszy do współpracy, np.: obsługi recepcji.

2. Kontakt z potencjalnymi gośćmi

Kiedy już wyklarujemy budżet i wiemy dla kogo jest organizowana nasza konferencja możemy przystąpić do doboru potencjalnych gości uświetniających nasze wydarzenie. W tej kwestii dobrze jest podzielić ich na trzy kategorie: goście pierwszego wyboru, nazwiska, które chcielibyśmy gościć kiedy pierwszy wybór nie będzie w stanie dotrzeć, a także zastępcy zastępców. Należy skontaktować się z każdym z nich. Najlepszą i najtańszą formą jest wyszukiwarka internetowa. Po wpisaniu nazwiska możemy znaleźć adres biura, telefon do sekretariatu, a czasami nawet prywatny numer telefonu do samego zainteresowanego. Ważnym jest, aby zadbać o dobry przepływ informacji między gośćmi. Staraj się o terminowe wysyłanie harmonogramu konferencji, tematów dotyczących poszczególnych paneli tak, aby oni także mogli się do niej przygotować.

3. Promocja wydarzenia

Nawet zorganizowane za niezbędne minimum wydarzenie powinno mieć odpowiednią promocję. Bardzo dobrym do tego sposobem jest promocja w Internecie poprzez portale społecznościowe, ale także objęcie patronatem. Pamiętaj, aby szukać patronów wśród burmistrzów dzielnic, a nawet prezydenta miasta. Objęcie patronatem honorowym zostaw władzom miasta, natomiast patronów medialnych szukaj wśród telewizji czy portali społecznościowych. Kontakt z każdym z nich jest darmowy, a istnieje dość spora szansa na zainteresowanie z ich strony.

Uwzględnienie tych zagadnień przy organizacji konferencji będzie bardzo ważne, jednak pamiętaj w tym wszystkim także o sobie! Zachowaj spokój tego dnia i nie daj się wyprowadzić z równowagi, ponieważ jeden malutki błąd może zaważyć na sukcesie Twojego wydarzenia.

Sprawdź również ofertę: http://www.konferencjenimbus.pl/sale-konferencyjne/

redakcja
redakcja

Latest posts by redakcja (see all)

http://www.nowydzwon.pl/wp-content/uploads/2018/11/jak-zorganizowac-konferencje-1024x712.jpghttp://www.nowydzwon.pl/wp-content/uploads/2018/11/jak-zorganizowac-konferencje-300x300.jpgredakcjaSPONSOROWANE
Zorganizowanie konferencji wymaga od nas pełnego zaangażowania w wydarzenie, ale także doboru odpowiednich współpracowników, ponieważ jako zespół musimy działać lepiej niż 'szwajcarski zegarek'. W zależności od skali wydarzenia na jego organizację musimy poświęcić od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. Zespół, który będzie czuwał nad planowanie, zgrywaniem poszczególnych elementów...